ミーティング対策

ミーティングを減らすとどの様な効果がある?

ノーリー
どうもこんばんは!ノーリーです。
今回はIT業界におけるミーティングの在り方について考えて見たいと思います。

マネジメントのコンサルをしていると、意外とミーティングが退職理由の遠因になっているケースが多いです。

皆さんの会社はどうでしょうか?ミーティングの回数は多いですか?少ないですか?

ノーリーが以前働いていたITの会社は、非常にミーティングの数が多かったです。

そしてその話し合いの中で何かが決まる事は稀でした。

なぜこのよう事態が起きるのか?

根本の原因も含め色々考えて見た事をそのままブログにつらつらと書き連ねていきます!

ミーティングに必要な移動時間を考えて見よう

ミーティング移動時間

世の中には色々な会社がありますから、一口にミーティングと言ってもその内容は千差万別でしょう。

小さいオフィスなら会議室だってすぐそこにあると思いますし、大きい会社であれば一度オフィスから出てわざわざ遠くまで移動する必要があったりします

まず、その移動時間がどれぐらいかかるか考えて見てください。

ノーリーが以前いた会社は、廊下をぐるっと回って片道1分ほどかかる印象でした。

往復に2分かかります。

そして、平均すると一日3回はミーティングが入っていました。

となると、週に5営業日あるとして2分×3回×5日で週に30分は移動に使ってる計算になります。

これが月単位で見ると、更に4をかけて実に120分

一か月の内2時間は移動に使ってる計算になるんですね。

その時間内に出来る他の業務を考えてみましょう

これはざっくりとした単純計算ですが、この事実に気づいた時は震えました。

2時間あれば大抵の業務を終わらせることが出来ます。

デザインでも一つは完成させることが出来ますし、LPコーディングでも1本完成させることが出来るでしょう。

webディレクターであれば構成の1本も書けると思うし、営業の方であれば提案資料一つを作る事が出来る時間だと思います。

皆さんの業務はどうでしょうか?

移動に関する時間を計算して見て、その無駄な時間を短縮したりできる方法を考えてみてください。

ミーティング自体を削ってしまうのもいいですよ。

豪華なミーティングルームを使う事はステイタス?

ミーティングルーム

大手上場企業だと、それはまあ見事なミーティングルームが完備されています

フォトジェニックと言うか、インスタ映えすると言うか。

一言で言うと今風な会議室なんですよね。

これは、来社した別の会社の人に自社をアピールする狙いもあると思います。

「うちの社員はこんな綺麗なオフィスで話し合ってるぜ!」とか「うちお金あるでしょ?」みたいなニュアンスって少なからずあると思うんですよ。

けど大事なのは話の内容です。

何をしてどう売り上げに繋げるとか、どういう施策をして効果を改善していくとか、新しい事業展開の話でこう言う物ですみたいな。

内容は様々あると思いますが、1時間の場であったとしたらその中でちゃんと着地出来てますか?

っていう話なんですよ。

ミーティングを仕事してますアピールにしない

問題なのは、いかんせんこういう見事なミーティングルームを作った事によって、そこで話し合いをするのが一つのステイタスみたいになってしまう事です。

自分がいた会社は全面ガラス張りの白を基調とした会議室でした。

他の人から会議室の中が丸見えになるわけです。

「俺、私仕事してるぜー」感を出すにはもってこいなんですよね。

よく週例や月次のミーティングを設定している企業が多いですが、役職を上げたいと考える人の中には、「あのミーティングに華々しく参加したい」と考える人もいます。

今まで使われていた立場から、人を使う立場に回れる感じもありますし、給料アップの他にも立派な目標の一つとなっているでしょう。

しかし、ミーティングに参加する事自体がステイタスになっていると問題です。

毎週内容が薄いミーティングをしていても、そこに参加するのが鼻高々と皆感じていたら、内容を改善しましょうと言い出す人はいなくなります。

もう一度言いますが、ミーティングで大事なのは内容です。

場所と参加する事がステイタスではありませんよ

ミーティングの進め方はスキルを要する

スキルイメージ

では肝心の中身について触れてみたいと思います。

皆さんの会社では主にミーティングの内容ってどのような物が多いですか?

大多数の会社では数字の進捗と今行っているタスクの確認がメインになるかなと思います。

これは役職が上がるにつれて内容も繊細にものになって行く傾向があります。

来期の予算や今期の着地の数字などですね。

しかし、大半の社員は自分が所属しているチームの進捗をメインに話し合うのではないでしょうか。

実はここは非常にスキルを要する所です。

アジェンダと呼ばれる議題を元に進めると思いますが、そもそもそのアジェンダは正解ですか?
不必要なアジェンダを設定してませんか?

ミーテング内で不必要な部分を洗い出してみましょう

多いのは数字の確認と先ほど書きましたが、これはミーティングで話し合う必要が無い物です。

厳密に言うと、軽く触れる程度の議題なんですね。

社会人たるもの、自分が携わっている案件やタスクの数字の進捗は各々で確認するべきです。

この手のファイルは共有サーバーにある事が多いですが、出社したらまずそのファイルを個人毎見に行って数字が伸びたかどうか。目標の予算があればそれに対してどうなったかは毎日自発的に見に行くのが正解です。

逆にミーティングを設定し、毎週決まった時間にその議題を設けるとこの手のファイルは見に行かなくなります

そして、議長を務める方からは「皆さん数字に対する意識をもっと持ってね」みたいな不満が出てくるでしょう。

この事態を避けるには、そもそもミーティング中に皆で数字の進捗を追うと言う事をなくすのが先決です。

その上で、各自のタスク報告や連絡事項に時間を回す方が建設的だと言えるでしょう。

意外にここが出来ない議長って多いんですよね。

最近だとファシリテーターみたいな言い方をしますが、要はミーティングを仕切る人の裁量に関わってくる点です。

毎週間違ったアジェンダを設定したまま惰性でミーティングを行うと、メンバーのモチベーションが下がるばかりか、なあなあで仕事に当たるようになってしまいます。

本を読んだり、ネットで情報を収集するなどしてミーティングに対するスキルを磨く必要があります。

ミーティングだから全員発言しないといけないは間違い

発言しないといけない

日本的な文化だと思うんですが、いまだにミーティング中の発言が少ないと「やる気あるの?」みたいに突っ込まれる事があります。

はっきり言うと、これは精神論です。

毎度毎度ミーティングを行っていれば、その中で話す事が無いターンだって出てきます。

本来のミーティングとは、特定の事に関して意見がある人が発言するものです。

むりくり思ってもいない事を話さないといけないと言うのは、非常に無駄なエネルギーを使いますしね。

仮に全然意見が出ないミーティングであれば、そもそものアジェンダが間違っているか、議長の回し方に問題があると思った方がいいでしょう。

全員無理やり報告させると時間のロスになります

やる気や熱い意見を持っている人は、放っておいても発言します。

まずはそう言った意見を吸い上げ、それを軸に話を展開し、必要以上に他の意見を抽出しない事が大事ですね。

時間短縮にもなりますし、頭から皆この意識を持っていれば今よりも着地に近づいた話し合いが出来るようになります。

ただ、率先して発言してくれる人は評価すべきです。

それが内容の薄い物だったとしても、その心意気は買ってあげないとモチベーションは下がってしまいます。

そして、重要な発言の内容の質に関してはきっちりと議長が判断を下しておくようにしましょう。

タスクの報告はライトニングトークで済ます

ライトニングトーク

ライトニングトーク、いわゆるLTとは主に簡潔に物事を報告する事を指します。

主にセミナーなどの最期に、セクションを設けて登壇者がまとまった事柄について話す事を指しますが、これをミーティングの代わりに取り入れる企業が増えてきています。

IT業界で言うと、タスク報告などをチームごとで毎週行っているのであれば、それにわざわざ時間を多く割く必要は無いと言う事です。

案件や業務ごと順番に責任者が「それは今こういう段階です」と報告するのみで十分なんですよ。

各案件に対して質問があればそのつど議長や周りのメンバーが聞く。

これぐらいの省エネで十分なんですね。

人数にもよりますが、大体20人ぐらいのチームでもこの手法を取れば平均15分ほどで終わります。

数字の進捗も含めてこれぐらい短縮することが出来るので、ほかの業務に支障をきたす事もありません。

周りの人からしても、知っておきたい情報はこれぐらいでもじゅうぶん頭に入ってきます。

ミーティングが多いと不和を招く理由

不仲

過度のミーティングはチーム内に不和を招きます

毎回ミーティングで何かが決定するという事は非常に稀です。

ミーティングを数多く行っていても、チームのメンバーに卸す内容が毎回出てくるわけではありません。

その結果、参加していないメンバーからすると「一体何を話してたんだろう」と言う疑惑が生まれます。

次の段階になると、「こないだの自分のミスについて話てるんじゃないか」とか「〇〇さんとの事を言われてるんじゃないか」と疑心暗鬼が芽生えます。

こうなると事態は深刻です。

上長に対する信頼感も下がりますし、メンバー間でも不仲になるでしょう。

ミーティング以前に人との和が大事

その状態で日々業務を継続していくのは至難の業と言えます。

取りまとめる上長からすると、一度この状態になったチームやグループを立て直すのは一朝一夕ではできません。

これは極端な例だと言えますが、実際にノーリーが在籍していた企業で起きた事です。

これを原因として、わずか半年ほどの間に10人が退職しました。

元々20人ほどのグループでしたから、残されたメンバーに行った負担も相当な物です。

ここまで来ると事業部の目標数値や売り上げと言った以前の問題になります。

ミーティングの回数も多く、その質も低いものだとこのような事態を招きます。

ミーティングを減らす対策法は?

立ち入り禁止

肝心のミーティングを減らす対策はと言うと、ズバリ「会議室使用禁止」にする事です。

これは事業部単位でなくても構いません。
1組織だけでもオッケーです。

なぜ会議室を使用禁止にするのか、一番は業務の透明性を確保するためです。

先ほど過度なミーティングは不和を招くと書きましたが、話し合いは正々堂々と行うのが基本です。

会議室を使ってミーティングばかりしていると逆にコソコソ話が生まれます。

ミーティングに該当する話し合いは極力自分らのデスク周りで行う事がベストでしょう。

そうすると自ずとコソコソ話はなくなるし、人に話せないような事はしなくなります。

その結果目の前の業務に集中するようになって、生産性も向上します。

来社対応の際は会議室を使うのはいいとして、それ以外は一律全員自席周りで行う方が良いですよ。

そもそも毎回のミーティング内容はホントにすべて必要な物か洗い出してみてください。

殆どの議題は不必要な物で構成されてます。

自席にて短時間でLTを行うと、自然といらない話はカットされて行きソリッドな物になっていきます。

ミーティングを減らす事で得られるメリットとは?

やるきのビジネスマン

ミーティングの回数を減らすことによって、どのようなメリットが生まれるか書いてみたいと思います。

責任感が生まれる

実際にミーティングが減ると、最初のメリットとして個人個人に責任感が生まれます

これは目の前の業務に対して集中できるからです。

一日に何度も離席するとなると、ノってる状態の時にも泣く泣く席を立つ。
このような体験をした人は多いのではないでしょうか。

集中して業務に携わるから達成感を得る事ができ、それが評価や効果に繋がると成功体験になります。

一つ一つは小さな成功体験でも、積み重ねる事で「この業務は自分が責任をもってやりたい」と自発的に思うようになります。

そうなると後は自走して、細かい部分まで追求するようになったり、知見として会社の財産になるフローを確立してくれたりします。

一体感が生まれる

意外に思うかもしれませんが、話し合いの場を少なくする方が一体感を生み出します

チーム内でも事業部内でも言える事で、目の前の業務に各々が向き合う事で問題が浮き彫りになります。

それを解決するために隣のデスクの人や、対面の人と会話をする。

時には席を外して上長に支持を仰ぐ。

これらは立派なコミュニケーションの一つです。

トータルで見たときに、毎日コンスタントに皆がコミュニケーションを取る方が一体感に繋がるんですよ。

過度にミーティングを入れて、その中でガッツリ話しあうのもいいんですが、その他の業務時間を圧迫すると、デスクに戻ってから皆黙々と業務をこなすようになってしまいます。

この状態を他の事業部の人が見ると、なんとも暗い印象を受ける物です

仕事と言えども明るく楽しい方がいいですよね。

一体感はそれを生み出すのに必要不可欠な物です。

心に余裕が生まれる

業務にフルで時間を使えるようになると、納期に対して工数が短縮できるようになります。

一番まずいのは、納期が迫っている案件がある中でミーティングに参加しないといけないケースです。

これはデスクに戻った後も、焦って仕事をする事になります。

その最中、部下が相談に来たらいつもと同じ感じで対応できていますか?

ここはマネジメントの話にもなりますが、カリカリしてキツイ対応をする上司が非常に多いです。

なぜなら目の前の納期に追われているから

これをされると、部下は次回から相談しづらくなってしまいます。

するとコミュニケーションは減る、 各業務が滞る、売り上げが下がる負のスパイラルに陥ります。

何事も心に余裕があれば、温和な対応が出来るはずです。

部下が相談に来た時はモニターから視線を外し、椅子を部下の方に向けてあげる。

これだけで話しやすい空気を演出する事ができます。

業績が上がる

最終的なゴールですが、思いのほか業績は上がります

明日明後日からいきなり結果が出ると言う事ではないですが、業績が安定していて黒字化している企業は皆ミーティングの回数も少なく、かつソリッドな話し合いをしています。

逆に、一日何度も離席してバタバタとオフィスを行ったり来たりしている人が多い会社は、業績も悪化しているケースが多いですね。

不思議な物で業績が悪化すると、人間関係にも悪影響を及ぼします

不仲になったり、些細な事で衝突するようになったり。

それを話し合うために上司と二人でミーティングを設定すると、ここでも負のスパイラルが見受けられます。

ミーティングの回数を減らすことによって 、今回書いた様なメリットや変化が表れるんですね。

それらは段々と集約されて、最終的には業績に結び付くんです。

ミーティングを減らす事のまとめ

ミーティング風景

こうしてみると、ミーティングと言う物は軽んじてはいけない物だと思いました。

たかがミーティングととるか、されどミーティングと取るかは人それぞれですが、個人的には会社の根幹にかかわる物だと思ってます。

個人的な感想で言うと、世の中にはミーティングを嫌いと言う人が多い気がします

ミーティングが好きと言う人はあまり出会った事がありませんね。

皆さんの周りではどうでしょうか?

もしみんながみんな、「ミーティングは好きじゃない」と言うのであれば、今一度その在り方を見直してみる必要があると思います。

もし管理職の方がこの記事を読んでいたら、騙されたと思ってとにかくミーティングの回数を減らしてみてください!

思い当たる節が多い方は、さっそく明日から実践してみましょう。

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